Construcción de indicadores KPI

No hay nada más ineficiente que hacer eficiente lo innecesario.

Cada vez más empresas y organizaciones en todo el mundo han hecho conciencia de la importancia de planear estratégicamente pensando en horizontes de corto, mediano y largo plazo.   Un plan sin embargo es solo un compromiso al cual  la gerencia apunta en un plazo determinado, para lograrlo es necesario monitorear periódica o permanentemente los resultados y hacer los correctivos que se requieran a fin de asegurar el resultado.

La manera de hacerlo es a través de los  KPI’s  (Key Performance Indicator) o ICD Indicadores claves de desempeño.  Un indicador debería corresponder no solo a una relación o cifra que indique algo, sino que además ese algo que indica debe ser relevante para el proceso que ayuda a monitorear.

Diferentes indicadores permiten conocer el estado de funcionamiento de procesos, el resultado económico,  la capacidad de un sistema para producir resultados,  las desviaciones,  el crecimiento o decrecimiento,  el grado de cumplimiento y casi cualquier información que se haya establecido como relevante para asegurar la consecución de un objetivo.

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Indicadores estratégicos

Sirven para conocer los resultados de una organización en su conjunto

  • Indicadores financieros
  • Indicadores de mercado
  • Indicadores de relación con clientes
  • Indicadores de aceptación en impacto en su entorno.
  • Indicadores de I+I+D

Indicadores de operación

Miden factores relacionados con procesos.

  • Indicadores de calidad
  • Indicadores de producción
  • Indicadores de eficiencia en costos

Indicadores de Actividad: son indicadores de control sobre la realización de actividades.  

  • Indicadores de cumplimiento
  • Indicadores de gestión
  • Indicadores logísticos
  • Indicadores de implementación

Gestionando Indicadores

Antes de gestionar el diseño de cualquier indicador, es importante contar con una metodología que nos sirva de guía. En ese sentido presento la siguiente propuesta para la gestión del diseño de un indicador la cual se fundamenta en el ciclo de gestión PHVA

PHVA

Planear


Esta etapa es crítica, pues se trata de acordar con quienes participan en el proceso o actividad que se busca  controlar, para conocer sus experiencias al respecto, sus intereses y el grado de participación dentro del proceso y acordar la forma como se medirá esta en relación con el resultado final.

En esta etapa se debe definir el tipo de indicador que se utilizará para cada actividad y como este indica algo relevante para el resultado total.La elaboración de un producto por ejemplo, tendrá indicadores para diferentes departamentos que participan en su producción, venta, entrega y postventa.

  • Diseño
  • Compras
  • Personal
  • Producción
  • Mantenimiento
  • Ventas
  • Logística
  • Facturación
  • Tesorería
  • Servicio al cliente
  • Finanzas
  • Mercadeo
  • etc.etc.

Los KPI’s para cada área deben medir su participación  en función de la responsabilidad que les corresponde en el proceso, monitoreando las funciones clave y los elementos que se desprenden de esas funciones y que pueden afectar el resultado operativo o financiero del mismo.

Por ejemplo:  Diseño debe hacer su trabajo procurando hacer el mejor uso de las instalaciones, tecnología, las materias primas, personal y otros recursos, para lograr un producto o servicio que conlleve una propuesta de valor atractiva para el mercado en relación con el precio al que pueda ofrecerse.   Pero no será responsable de la negociación de materias primas o la contratación del personal adecuado, luego estas informaciones no serían un buen indicador para medir su  gestión.

Un indicador debe corresponder a una relación que corresponda a:

  • Que se quiere medir
  • Quien es el responsable
  • De que es responsable cada área
  • Qué tipo de indicador ayuda a medir lo relevante en el área
  • Cómo medir que cada área esté haciendo lo que debe
  • La periodicidad y su importancia
  • Cuál es la unidad de medida que se utilizará
  • Que medio se utilizará para calcularlo.

Hacer 

Una vez acordado el indicador se debe implementar para que empiece a funcionar ojalá de manera automática, que además genere algún tipo de alarma cuando ocurra alguna desviación por fuera del rango especificado.

Verificar

Para monitorear cada actividad, se deben planificar las actividades periódicas tales como: obtención del indicador, a quien se informa, la periodicidad y la forma de hacerlo, las reuniones de revisión y ajuste.

Actuar

En las diferentes revisiones se debe verificar si el indicador es adecuado para advertir las posibles variaciones del proceso y  que desviación  ha tenido al compararlo con lo planificado, así como la forma como esas variaciones afectan el proceso y realizar los ajustes que sea necesario para que se constituya en una ayuda verdadera para la administración.  Se debe verificar si el indicador cumple con el propósito para el cual fue implementado y si el resultado del mismo ayuda a controlar el proceso, o si debe ser reemplazado o eliminado.  Puede considerar por ejemplo la creación de un sistema de semáforos a la manera del BSC para que le ayude a advertir sobre los riesgos a los que debe dedicar atención prioritaria.

Recuerde que no hay nada más ineficiente que hacer eficiente lo innecesario.


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