Facturación electrónica

Encuentre aquí las normas relativas a la facturación electrónica en Colombia.

Mediante el decreto 2242 de Noviembre de 2015 se establecieron las condiciones para el funcionamiento en Colombia del sistema de facturación electrónica.  En este decreto se obligaba a expedir factura por este sistema a:

  •  Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.
  •  Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
  • Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

La ley 1819 de 2016,   modificó a los obligados y dispuso que deben expedir factura por este sistema:

«los contribuyentes que tengan la obligación de declarar y pagar IVA e Impuesto Nacional al Consumo, los cuales deberán expedir factura electrónica a partir del 1° de enero del 2019. Para los años 2017 y 2018 solo tendrán esta obligación quienes hayan sido seleccionados por la administración tributaria para tal fin»

La  DIAN había expedido la Resolución 19 de 2016 mediante la cual precisó algunos temas respecto al sistema técnico de control para la facturación electrónica.

Posteriormente mediante la resolución 55 de 2016 modificó en parte la resolución 19 de 2016 y estableció otros aspectos del sistema técnico de control de la factura electrónica.

Mediante el concepto 907 de septiembre de 2016 se aclararon los requisitos de patrimonio y activos para los proveedores de sistemas técnicos de facturación electrónica.

El decreto 1349 de2016 expedido por el ministerio de comercio, industria y turismo, reglamentó lo concerniente a la factura electrónica como título valor.

¿Qué es la factura electrónica?

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

La factura tendrá algunas características especiales como:

  •  Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  •  Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN con sus condiciones.
  •  Incluir la firma digital del vendedor registrado o del representante legal o autorizado ante la DIAN, para garantizar su autenticidad e integridad.
  •  Cuando el vendedor obligado a expedir la factura electrónica así lo requiera, puede contratar a un proveedor tecnológico que preste este servicio; dicho proveedor debe estar registrado y habilitado ante la DIAN.
  •  El vendedor se compromete a entregar la factura electrónica al comprador.
  •  Una vez expedida, la factura electrónica debe registrarse ante la DIAN en las 48 horas siguientes.

Beneficios del modelo de facturación electrónica

  •  Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos
  •  Mayor eficiencia en la gestión documental
  • Reducción en los costos de procesamiento de las facturas
  •  Una mejor trazabilidad y seguridad de las operaciones
  •  Mejoramiento en la gestión de cobro
  •  Mayor rapidez y eficiencia en los procesos administrativos
  •  Una mejor Integración de los procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos de la organización

¿Quiénes son los proveedores tecnológicos?

Con el fin de obtener la autorización por parte de la DIAN, quien pretenda prestar los servicios como proveedor tecnológico, deberá:

1. Estar habilitado para facturar electrónicamente de conformidad con el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015.

2. Solicitar autorización como proveedor tecnológico a través del Servicio Informático de Factura Electrónica para lo cual debe:

  • Adjuntar a través del Servicio Informático de Factura Electrónica en formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria o quien haga sus veces.
  • Adjuntar a través del Servicio Informático de Factura Electrónica en formato PDF certificación vigente ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la DIAN no cuenta con esta certificación, deberá adjuntar oficio de compromiso para aportarla a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha notificación de la autorización para prestar los servicios mencionados.
  • Adjuntar a través del Servicio Informático de factura electrónica en formato PDF estados financieros certificados por contador público o revisor fiscal, según el caso, en los que se evidencie que para la fecha de presentación de la solicitud se posee un patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT y que los activos fijos representan por lo menos el 50% del patrimonio líquido.

3. Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.

4. Tener activo mínimo un software para prestar los servicios de facturación electrónica. El software que ofrezca deberá cumplir con las condiciones técnicas de expedición (generación y entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo y conservación y las demás condiciones tecnológicas establecidas en los anexos tecnológicos que hacen parte de esta resolución.

¿Qué sanciones tendrá quien no acate la aplicación de este sistema?

Cuando se transmite información incompleta dentro de la factura, se suministren con errores en el documento, o no se cumpla con la expedición de factura electrónica existiendo la obligación, habrá lugar a la aplicación de las sanciones del artículo 651 del Estatuto Tributario,

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